Справочные материалы / Начало работы

Создание брони

Предыдущий материал: Создание тарифов и тарифных условий

В системе Lite PMS предусмотрено несколько способов создания брони.

Для создания брони нажмите на кнопку Новое бронирование в разделе Календарь или Список броней. Также можно создать бронь выделением свободных дней (ячеек) на шахматке. Для этого нажмите левой кнопкой мыши на свободную ячейку нужного номера и не отпуская кнопки мыши, переместите курсор мыши вправо или влево выделив необходимые ячейки. Отпустите кнопку мыши. В открывшемся окне Новое бронирование проверьте даты заезда и выезда и нажмите на кнопку Забронировать. После этого вы перейдете на страницу создания брони где заполните поля формы.

Закладка Информация о заезде.

Источник брони – установите источник, через который поступила бронь. Выберите пункт из списка доступных источников, по умолчанию доступен один источник Стойка. Настроить список источников вы можете в разделе Настройки - Источники бронирования - кнопка Добавить источник.

Номер брони у источника – укажите номер бронирования у источника брони, например ID номер брони в сервисе Booking.com. Это необходимо для удобства поиска брони в сервисах бронирования. Поле необязательное для заполнения.

Заезд* – укажите дату и время ориентировочного заезда гостя. Время заезда по умолчанию устанавливается в разделе Настройки - Объект размещения - Время заезда по умолчанию. Поле обязательное для заполнения.

Выезд* – укажите дату и время ориентировочного выезда гостя. Время выезда по умолчанию устанавливается в разделе Настройки - Объект размещения - Время выезда по умолчанию. Поле обязательное для заполнения.

количество суток – ссылка позволяет быстро установить дату выезда рассчитав ее по установленном в открывшемся поле количеству суток (ночей) проживания.

Ранний заезд – установите галочку, чтоб отметить ранний заезд. На шахматке в начале полоски бронирования будет установлена зеленая метка.

Поздний выезд – установите галочку, чтоб отметить поздний выезд. На шахматке в конце полоски бронирования будет установлена зеленая метка.

Выберите номер* – выберите бронируемый номер. Если вы создавали бронь выделением дат на шахматке, номер установиться автоматически. Обязательное поле для заполнения. В случае выбора номера с возможностью бронирования спальных мест, откроется поле спальное место.

спальное место – установите галочку для возможности создания брони на спальное место. Выберите из выпадающего списка спальное место. Оставив поле пустым, все спальные места забронируются на одного гостя.

Основных мест – укажите количество гостей, заезжающих в номер на основные места. Обязательное поле.

Доп. мест – укажите количество гостей, занимающие дополнительные места.

Детей – укажите количество детей, занимающие детские места.

Статус – укажите статус брони. Всего доступно 8 статусов:

Не подтверждено – предварительная неоплаченная заявка на бронь.

Подтверждено – подтвержденная или оплаченная бронь.

Отменено – гость отменил бронь или не оплатил в установленные сроки. Бронь остается в системе Lite PMS (в разделе Список броней), но не показывается на шахматке.

Выезд – гость выехал из номера.

Незаезд – гость подтвердил бронь, но не заехал.

Проживание – гость заехал в номер.

Резерв – статус устанавливается для резервирования номера на определенные дни. При присвоении брони статуса Резерв необязательно заполнение карточки клиента (закладка данные о клиенте).

Overbooking – этот статус устанавливается в случае, когда на один номер и одно и то же время поступило несколько броней.

Порядок статусов в выпадающем списке и их цвет отображения на шахматке можно настроить в разделе Настройки - подраздел Интерфейс - Сортировка и цвета статусов бронирования.

Метка – это дополнительный статус который создается в разделе Настройки- подраздел Справочники - ссылка Метки для брони. В этом поле помечаются брони, требующие нестандартного статуса. (Например метка для постоянных клиентов или групповых заездов). При создании метки для брони можно задать для нее цвет. При выборе метки в качестве статуса, бронь в календаре будет закрашена выбранным цветом.

Комментарий администратора – оставьте ваш комментарий к бронированию, который отобразится в информационном окне брони на шахматке.

Пожелания клиента – в это поле записываются пожелания клиента, когда клиент создает бронь через Модуль бронирования. Также вы можете указать пожелания клиента вручную.

Показать расчет – отображается только на мобильных устройствах. Ссылка открывает информационный блок Итого, где представлена справочная информация предварительного расчета стоимости брони с указанием цены: за проживание, за услуги, проведенной оплатой, и задолженностью. А также раскладку стоимости брони согласно установленного тарифа.

Стоимость проживания – из выпадающего списка выберите вариант для расчета стоимости проживания. Фиксированная цена или тариф (устанавливается в настройках номера или категории раздела Номера - поле Стоимость за сутки (тариф)), либо вы можете выбрать вариант Своя цена. В открывшемся поле укажите стоимость проживания за выбранный промежуток: за сутки, за месяц, за час и так далее.

Скидка – в этом поле устанавливается величина скидки, предоставляемой на бронь. В поле тип установите тип предоставляемой скидки % (процент) либо фикс. (фиксированная сумма).

К оплате – установите общую стоимость брони. Если вы согласны с расчетом представленным в блоке Итого нажмите на кнопку  (пересчитать цену) и общая стоимость подставиться в поле К оплате, иначе введите ее вручную. Для автоматического заполнения поля К оплате установите галочку в поле автоматически подставлять цену в поле "К оплате" при создании брони в разделе Настройки - подраздела Интерфейс.

Кнопка  (отменить изменение цены) – возвращает предыдущую стоимость брони, если стоимость отличалась до ее изменения.

Оплачено – введите сумму оплаченных средств. Если в настройках раздел Настройки - подраздел Объекта размещения - поле Режим добавления платежей за брони установлен поэтапный, тогда поле Оплачено недоступно для ввода, и все платежи добавляются на вкладке Платежи. Поэтапный режим добавления платежей не доступен на тарифе Старт.

При изменении (редактировании) стоимости брони, общая стоимость брони в поле К оплате может быть подставлена автоматически. Для этого нужно в разделе Настройки - подраздел Интерфейс - поле автоматически обновлять цену в поле "К оплате" при изменении брони установить маркер (галочку).

Закладка Данные о клиенте.

На этой закладке заполняется информация о клиенте. Вы можете выбрать старого клиента или создать нового.

В системе Lite Pms представлены две формы заполнения данных о клиенте Стандартная и Расширенная. В данном разделе рассмотрена Стандартная форма, Расширенная форма описана в следующем разделе Расширенная форма для ФМС. Выбор заполняемой формы производится в раздел Настройки - Объект размещения - поле Расширенная форма клиента для ФМС.

Стандартная форма клиента.

Стандартная форма клиента – это сокращенная форма для заполнения данных о клиенте, именно эта форма отображается по умолчанию. Стандартная форма заполняется в случае отсутствия необходимости предоставлять данные в органы МВД (ФМС).

Для поиска клиента в базе в поле Поиск клиента введите Фамилию и Имя, либо номер телефона или адрес электронной почты клиента, и из открывшегося списка выберите клиента. Для создания нового клиента заполните поля формы.

Фамилия – фамилия клиента;

Имя* – имя клиента поле обязательное для заполнения;

Отчество – отчество клиента;

Дополнительные данные – информация из этого поля может быть отображена в полоске бронирования на шахматке в разделе Календарь. Для отображения этих данных зайдите в раздел Настройки - подраздел Интерфейс - закладка Личные настройки, установите галочку в поле отображать дополнительные данные клиента на полоске бронирования;

Телефон – контактный номер телефона клиента;

E-mail – адрес электронной почты клиента;

Адрес – адрес прописки;

Дата рождения – день рождения клиента;

Удостоверение личности – документ, удостоверяющий личность клиента используемый при регистрации;

Серия – серия документа, удостоверяющего личность;

Номер документа – номер документа, удостоверяющего личность;

Дата выдачи – дата выдачи документа, удостоверяющего личность;

Кем выдан;

Пол;

Комментарий – заметка, характеризующая клиента.

создать новую запись – если вы заполняете данные о новом клиенте, поставьте галочку в этом поле. Если вы редактируете данные клиента, который был добавлен ранее и не поставите галочку, тогда данные обновятся во всех бронях, в которых был выбран этот клиент. Если вы не хотите, чтобы данные клиента изменились в других бронях, поставьте галочку, тогда будет создана новая карточка клиента с измененными данными.

автоматически проверить по черному списку, проверить вручную – установите галочку для проверки гостя по черному списку. При нахождение клиента в черном списке, система Lite PMS не даст создать бронь для этого гостя. Поиск в черном списке осуществляется по номеру телефона и по электронной почте. Если галочку не устанавливать, но нажать на ссылку проверить вручную система Lite PMS укажет на подозрительного (подходящего клиента), но оставит возможность создания брони для этого клиента. Добавить гостя в черный список можно в разделе Клиенты, выбрав нужного гостя и нажав на  редактировать. В открывшейся форме в поле в черном списке установить галочку.

Добавить гостя – нажмите на ссылку чтобы создать карточку клиента для гостя. Заполните открывшиеся поля формы, аналогично как данные о клиенте.

Закладка Услуги.

На этой вкладке укажите платные услуги, предоставленные гостю, не входящие в стоимость проживания, или предоставленные скидки. Если вы ещё не создали ни одной услуги, или вы хотите добавить услугу или скидку сделайте это в разделе Настройки - подраздел Услуги и скидки. Выберите нужную услугу или скидку из списка представленного в таблице. В столбце Количество установите число оказываемых услуг. В столбце Цена в поле стоимости можно поменять стоимость услуги или скидки, только для данной брони. После нажатия на кнопку Сохранить, услуга добавится к брони, стоимость брони автоматически будет пересчитана в зависимости от установленных услуг и скидок. Если вы хотите добавить платеж на сумму стоимости услуги, в столбце Операции нажмите на ссылку добавить платеж. После этого вы перейдете на закладку Платежи, где сможете оформить платеж по услуге.

Закладка Платежи.

На этой закладке можно оформить платежи по данной брони.

Для удобной регистрации платежей в системе Lite PMS, включите режим поэтапного добавления платежей в разделе Настройки - Объект размещения -поле Режим добавления платежей за брони (возможность недоступна на тарифе Старт). Если в разделе Настройки - Объект размещения - Режим добавления платежей за брони включен режим полная сумма тогда вкладка Платежи будет не доступна.

Чтобы добавить платеж заполните поля формы.

Сумма платежа* – проставьте сумму осуществляемого платежа.

Тип операции – выберите операцию поступление (приход денежных средств), или расход (возврат денежных средств).

Способ оплаты – в этом поле установите способ внесения денежных средств (пример безналичный расчет, наличные, карта, банковский перевод, и т.д.). Вы можете заполнить это поле вручную, либо выбрать значение из списка добавленных способов оплаты в Справочнике. Настройка поля Способ оплаты производится в разделе Настройки - подраздел Объект размещения - поле Выбор способа оплаты при добавлении платежа, выбором варианта вручную либо из справочника. При выборе пункта из справочника добавьте вариант способа оплаты платежа в разделе Настройки - подраздел Справочники - ссылка Способ оплаты.

Статья дохода – источник дохода (например: оплата проживания, оплата услуг, и др.). Добавить статью дохода можно разделе Настройки - подраздел Справочники - ссылка Статьи дохода.

Комментарий – комментарий к платежу.

Дата и время платежа – дата и время оформления платежа. По умолчанию в поле дата и время оформления платежа устанавливается текущая дата и время.

Для добавления другого платежа сохраните данную бронь и откройте страницу редактирования брони ( редактирование в информационном окне брони на шахматке) и на вкладке Платежи нажмите кнопку Добавить платеж.

Закладка Счета.

На этой закладке после создания брони можно создать счета для онлайн оплаты. Для этого нажмите на кнопку Сохранить и остаться.

Чтобы создать счет, нажмите на кнопку Создать счет на онлайн оплату.

Для корректного создания счета настройте параметры онлайн оплаты в разделе Настройки - подраздел Платежный модуль - закладка Основные настройки - поля:

Включить платежный модуль – выберите да,

При выборе оплаты онлайн оплачивается – сумма предоплаты,

При оплате онлайн установить способ оплаты – установите способ которым совершается платеж. Создать способ оплаты можно в разделе Настройки - подраздел Справочники - ссылка Способ оплаты.

При оплате онлайн установить статью дохода – для дальнейшего анализа отчетности. Создать статью дохода можно в разделе Настройки - подраздел Справочники - ссылка Статьи дохода.

При оплате онлайн создать расходную операцию по комиссии – для автоматического создания расходной операции по комиссии.

Сумма к оплате в счете формируется автоматически на основе стоимости проживания, без учета стоимости дополнительных услуг.

параметры счета – ссылка, позволяющая отредактировать значения счета до его создания, иначе счет будет создан в соответствии с параметрами платежного модуля (раздел Настройки - подраздел Платежный модуль - закладка Основные настройки). После нажатия на ссылку заполните открывшиеся поля для редактирования счета:

Сумма – в этом поле устанавливается сумма для онлайн оплаты.

Срок аннуляции брони, дней – количество дней, после которого бронь может быть отменена. В выпадающем списке выберите срок, по истечение которого брони присвоится определенный статус. Настроить значения присваиваемого статуса можно в разделе Настройки - подраздел Платежный модуль - поле Изменять статус брони, если не оплачена в течение, дней. Если в поле Изменять статус брони, если не оплачена в течение, дней выбрать статусы Отменено или Незаезд неоплаченная бронь будет удалена с шахматки раздела Календарь, но сохранена в разделе Список броней. Если выбрать статус Резерв неоплаченная бронь останется на шахматке раздела Календарь.

Напоминать клиенту об оплате – при выборе да, если срок аннуляции брони стоит больше чем один день раз в сутки клиенту автоматически отправляться электронное письмо о необходимости оплаты счета.

Платежный сервис – из выпадающего списка выберите сервис через который будет происходить оплата. Установив "по умолчанию", оплата будет проводится через сервис, указанный в платежном модуле.

Назначение платежа – в пустом поле впишите назначение платежа.

Для создания счета после внесённых изменений нажмите на кнопку Создать счет на онлайн оплату.

Для просмотра счета после его создания в столбце Ссылка нажмите на ссылку открыть.

Для безвозвратного удаления счета из системы нажмите на  в столбце Операции.

Для редактирования счета воспользуйтесь иконкой  (редактирование счета) в столбце Операции.

В появившихся полях установите необходимые значения.

Дата счета – дата и время создания счета. По умолчанию устанавливается текущие время.

Сумма – сумма к оплате.

Счет оплачен – фиксация оплаты счета. При успешной онлайн оплате, поле автоматически меняет свое значение на да.

Дата оплаты – дата оплаты счета.

Срок аннуляции брони, дней – количество дней, после которого бронь может быть отменена. В выпадающем списке выберите срок по истечение которого брони присвоится статус. Настроить значения присваиваемого статуса можно в разделе Настройки - подраздел Платежный модуль - поле Изменять статус брони, если не оплачена в течение, дней. Если в поле Изменять статус брони, если не оплачена в течение, дней выбрать статусы Отменено или Незаезд неоплаченная бронь будет удалена с шахматки раздела Календарь, но сохранена в разделе Список броней. Если выбрать статус Резерв неоплаченная бронь останется на шахматке раздела Календарь.

Напоминать клиенту об оплате – при выборе да, если срок аннуляции брони стоит больше чем один день, раз в сутки клиенту автоматически отправляться электронное письмо о необходимости оплаты.

Назначение платежа – в пустом поле впишите назначение платежа.

Платежный сервис – сервис через который будет происходить оплата.

Для сохранения внесенных изменений нажмите на кнопку Сохранить под полем Платежный сервис.

Чтоб отправить счет нажмите на ссылку копировать в столбце Ссылка при этом ссылка на счет скопируется в буфер обмена.

Закладка Задачи.

На этой вкладке создаются поручения, задания, напоминания для данной брони. Пример: разбудить, отремонтировать, и др.

Чтоб создать задачу нажмите на кнопку Создать задачу, и заполните открывшееся поля:

Готовые шаблоны – выберите предложенные шаблоны из списка;

Что сделать* – название задачи;

Описание – поле для подробного описания задания;

Когда выполнить*, время – указывается время, когда сработает напоминание в виде цветного кружка над названием раздела Задачи.

весь день –напоминание установится с ноля часов выбранной даты.

Приоритет – статус значимости с тремя вкладками низкий, обычный, высокий. Статус влияет на цвет кружка над названием раздела Задачи.

Ответственный – поле для назначения ответственного за исполнение задачи. Ответственный создается в разделе Настройки - подраздел Сотрудники - кнопка Добавить сотрудника.

Закладка Документы.

Чтобы добавить такие документы как Счет на оплату, Анкета по форме №5, Регистрационную карту клиенту, и другие создайте шаблон печатной формы в разделе Настройки - подраздел Печатные формы. После создания шаблона печатной формы, документы будут доступны для печати и загрузке на вкладке Документы. Список документов будет доступен только после создания брони.

Следующий материал: Расширенная форма для ФМС

Регистрация бесплатно

Или попробуйте демо-доступ
логин: test1, пароль: test1